Evden veya Ofisten Çalışmayı Verimlilik Analizleri Belirleyecek

Dünyanın en büyük evden çalışma tecrübesini yaşadığımız bugünlerde çoğu sektör ve iş kolu için uzaktan çalışma bir zorunluluk haline gelmiş durumda. Bu zorunlu tecrübe sayesinde aslında uzaktan çalışmaya oldukça ön yargılı kuruluş ve kişiler bile uzaktan çalışarak da işlerin yürütülebileceğini çok yakından tecrübe etmekte. Evden/uzaktan çalışma deneyimi ile birlikte bu deneyimin ne kadar verimli olduğu konusunda da farklı görüşler ortaya çıkıyor. Peki evden çalışmak gerçekten bu kadar verimli mi? Ya da verimlilik konusunda bir sonuca ulaşmak için deneyimlerimiz ve elimizdeki veriler yeterli mi?

Aslında, bugünlerde dünyanın birçok farklı bölgesinde farklı yöntemlere dayalı anketler ve atölye çalışmaları düzenlenmekte. Cushman & Wakefield olarak tarafından dünya çapında 50 bin çalışanın katılımıyla yapılan anket çalışması (Çalışma Alanlarının Geleceği) aşağıdaki ilginç verileri bizlere göstermekte;

• Genel olarak çalışma alanı deneyimi benzer şekilde konumlandı, ancak bu deneyimin tanımını doğru şekilde ortaya koyabilmek için çalışma düzenimizde ve alanlarımızda bazı uyarlamaların yapılması gerekmekte
• Çalışanlar arasında işbirliği her zamankinden daha iyi sonuçlandı, yaklaşık yüzde 10’luk bir artış gözlendi
• Bireysel odaklanma güçlü kalmaya devam etti
• Bireyler kişisel bağlantılarını kaybettiğin hissetmeye başladı
• Öğrenme ve yenilenme deneyimlerinin artış göstermesine rağmen, kişilerin birbirinden yeni şeyler öğrenmesi için daha az fırsat ve yine bu deneyimler için iş yoğunluğu nedeniyle yeterince zaman ayrılamaması gibi temel zorlukları görmekteyiz.
• Çalışanlar arasında işbirliği etkinliği ve bireysel görevlere odaklanma becerilerimiz söz konusu olduğunda, COVID-19 döneminde çok güçlü bir performans görmekteyiz.
• İşbirliği her zamankinden daha iyi görünmekte, çalışanların yaklaşık yüzde 75’i ekip arkadaşları ile etkin bir şekilde işbirliği yapabildiklerini veya bu iş birliği seviyesinin güçlü bir şekilde arttığını kabul etmektedir.
• Evden çalışmaya geçiş sırasında bireysel görevlere etkin bir şekilde odaklanma yeteneği, çalışanların yüzde 75’inde odaklanmaları gerekten aktiviteler bazında üretkenliği arttırmaktadır.
• Son olarak, çalışanların yüzde 90’ı evden çalışırken yöneticileri tarafından güven duygusunu sağlayabildiklerini hissetmektedir. Bu güven duygusu esnek ve uzaktan çalışmanın güçlü bir kanıtıdır ve gelecekte yeni çalışma alanı ekosistemine geçiş fikrini desteklemektedir.

Yukarıdaki temel çıkarımlar, evden çalışmanın temel olarak önceki performansımızı, işbirliğimizi veya verimliliğimizi etkilememesi gerektiğini göstermektedir, ancak bu noktada her şirketin farklı şirket kültürüne, yaş çeşitliliğine, ülke tabanlı dinamiklerine ve farklı müşteri gruplarına sahip olduğunun bilincinde olmalıyız. Bu nedenle, her şirket “çalışan bir işyeri stratejisi” uygulamak için farklı ofislerine / ofis lokasyonlarına doğru soruları sormalıdır. Burada bütün şirketler tarafından ortaya çıkacak ilk soru şu şekilde olacaktır; çalışan bir çalışma alanı stratejisini kendi şirketimize nasıl uygulayabiliriz?

Ülkemizdeki iş yapış şekilleri Amerika, İngiltere, Fransa ve Almanya gibi bir çok merkezle çok paralel olsa da kendimize özgü bir çok farklı tarafı da bulunmakta. Bunu anlayabilmek için evden çalışmanın ülkemiz bazında avantaj ve dezavantajlarına bakmamız gerekmekte.

Evden çalışmanın avantajlarını şu şekilde sıralaybiliriz;

• Yolda / trafikte kaybedilen daha az zaman (Özellikle İstanbul’un 72 dakikalık ortalama ulaşım süresi göz önünde bulundurulduğunda ciddi bir fayda olarak öne çıkıyor.)
• Öncelik sırası daha düşük yüz yüze toplantılar için kaybedilen zamanın azalması
• Dikkat dağıtıcı ve uyaranların azalmasına bağlı olarak daha konsantre çalışma
• Konsantre çalışmaya bağlı olarak günlük verimin kişisel yapılan aktivitelerin genelinde, grup olarak yapılan aktivitelerin bir kısmında artması
• Yukarıda belirtilen trafik, bölücü / uyarıcı gibi faktörlerin azalması ile birlikte kişilerin kendilerine daha fazla zaman ayırabileceği, dinlenebileceği vakitlerinin olması
• Ofislerimizde kapladığımız alanın ve trafikte harcadığımız zamanın düşürülmesine bağlı olarak karbon ayak izimizin düşürülmesi

Evden çalışmanın dezavantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz;

• Ofisteki ergonomik ortamın tam olarak ev ortamında sağlanamaması
• Bazı kişisel ve grup aktivitelerinin kısmi olarak verimsizleşmesi
• Bire bir ilişki kurarak iletişimde olmamızı gerektiren konuların çözümünün zorlaşması
• Devamlı eğitim ve gelişim kapsamında ofisin içerisindeki faydalanabileceğimiz farklı tecrübelere erişimin zorlaşması
• Dış partiler ile yapılan tanışma ve benzeri ilişki yönetimi, iş geliştirme toplantılarının verimsizleşmesi
• Sürekli evde olmaya bağlı olarak sosyallik duygusunda azalma

Yukarıda belirtilen dezavantajlara baktığımızda bizim tamamen ya da çok hızlı bir şekilde evden çalışma düzenine geçemeyeceğimizi işaret eden dört genel sorun ortaya çıkmakta;

• Düşük İletişim ve Sürekli Gelişim
• Düşük Ergonomi
• Düşük Verimlilik
• Sosyalleşememe hissi

1.İletişim ve Sürekli Gelişim Analizi

Yaşadığımız bu süreçte birçok toplantının aslında sadece bir e-mail’e indirgenebildiğini görmüş olduk.  Ancak burada değinmemiz gereken bir nokta var ki, oldukça kritik önem taşıyor. O da çoğu şirketin geçtiğimiz üç ayda yürüttüğü işleri aslında tüm yıl boyunca yürütmüyor olduğudur. Bugünün tablosunda üç aylık bir pandemi döngüsü içerisinde tamamlayamadığımız projeler, iş geliştirmeler, ar-ge çalışmaları ya da tam olarak su yüzüne çıkmayan kişisel ya da ilişkisel iletişim problemleri unutulmamalıdır. Diğer bir deyişle, 2020 yılının birinci ve ikinci çeyreğinde yaşanan olağanüstü dönemde gördüğümüz verimlilik ve esnekliğin sürekli olacağını düşünmemeliyiz.

İş çeşitliliği anlamında bu yoruma karşı çıkacak, tüm yıl bu şekilde çalışarak da uzun vadede gelişim sağlayabileceğini söyleyen şirketler, kişiler olabilir. Bu noktada da hatırlanması gereken iş dünyasının temellerinden biri olan iletişimin, sosyal varlık olan insan için dijitalin yanında fiziksel olarak da gerçekleştirilmesi gerekliliğidir. Yüzyüze olmanın iletişim verimliliğine olumlu etkisinin yanında, özellikle aynı şirket içindeki kişilerin plansız gerçekleşen iletişimi ve fikir alışverişiyle sağlanan “öğrenme” göz ardı edilmemelidir. Yapılan araştırmalara göre çoğu çalışan için bir işten ayrılmanın önemli bir sebebi gelişemediğini ve öğrenmenin durduğunu hissetmiş olmasıdır.

Eğer plansız kesişmelere; koridorda, öğle yemeğinde veya mutfaktan kahve alırken gerçekleşen sohbetlere alan sağlanamazsa çalışanların birbirinden öğrenme durumu azalacaktır. Ekipler içinde arkadaşlık ve takım duygusunun oluşmasında da bu plansız sosyalleşme anlarının, ihtiyaçlarının önemi unutulmamalıdır.

Bunlara ek olarak, kurum kültürünün ve kimliğinin çalışanların aidiyet hissine ve buna bağlı olarak birbirileri ile olan ilişkilerine etkisinden bahsetmeliyiz. Bir çalışan için aidiyet ve bağlılık hissi yaratan en önemli etkenlerden biri, kendiyle aynı sektördeki X firmasından nasıl ayrıştığıdır. Kurum kültürü bir ofisin fiziksel ortamı ve dekorasyonuyla ortaya konduğu kadar, bu ortamdaki iletişim şekliyle de belirlenmektedir.  Özellikle yeni işe alımlar için yeni iş ortamının anlaşılması ve “ekibin bir parçası” olunabilmesi için kurum kültürünün deneyimlenebilmesi oldukça önemlidir.

Özetle şirketleri bir beden olarak görürsek ofislerimiz beyin ve uzuvlar arasında iletişimiz sağlayan omurilik olarak görev yapmaktadır. Yani tam anlamıyla vazgeçemeyeceğimiz bir noktada. Bu nedenle çalışan gruplarımızın analizlerini yaparak iletişim ve sürekli gelişim beklentilerini alarak gruplamalar yapmalı ve ofisimizdeki bazı alan düzenlemelerini bu ihtiyaçlara göre yapmalıyız.

2.Ergonomi Analizi

Bugün itibariyle evlerimizde çalışırken karşılaştığımız en önemli problemlerden biri ergonomi. Ergonominin arttırılmasını düşünüldüğünde, her ne kadar akıllara ilk gelen çözüm masa ve sandalye alımı olsa da evden çalışma performansını ergonomi çerçevesinde etkileyen en önemli etmenin evlerimizin iç ve dış yapısının fiziksel ve psikolojik yapısının buna hazır olmaması. Bu problemin temeli de şehirlerimizin ve buna bağlı olarak konutlarımızın evden çalışma kültürüne göre düzenlenmemiş olmasından geliyor. Örneğin hem sosyal hayata hem de ofise ulaşılabilirlik anlamında Levent’te ki ofisine yakın bir mesafe olan Beşiktaş’ta ev tutmuş bir kişinin evinin yapısı Beşiktaş’ın tarihe ayak uydurmuş yapılaşması nedeniyle evden çalışmaya müsait olmayabilir. Bu nedenle ergonomi konusunu büyük bir problem olmaktan çıkaracak en önemli hamle bu kişilerin analizlerinin yapılarak ofis ve evden çalışmalarının dengeli bir duruma getirilmesi. Yani bu kişi için ofiste ya da farklı bir ikinci alanda her zaman esnek bir alan tanımlayabilirsek, ergonomi problemini derinden hissettiği günlerde ve aktivitelerde ofisi ya da ofis gibi tanımlanmış aşağıdaki grafikte belirtilen alanları rahatlıkla kullanabiliyor olacaktır. Aşağıda belirtilen esnek alanlara ek olarak ülkemiz konut mimarisinde de evden çalışmayı destekleyecek adımlar atılacağını ön görmek yanlış olmaz fakat bu adımların atılması için uzun bir zaman dilimine ihtiyacımız olduğu unutulmamalıdır.

Experience per Square FootTM (XSF) Mayıs 2020

3.Düşük Verimlilik

Günümüz dünyasının çalışanlardan beklediği en önemli özelliklerden biri çoklu görevleri (Multi-tasking) yerine getirebilmektedir. Bugün itibariyle de bir çok çalışan gün içerisinde bu görevlere dayalı farklı aktiviteleri gerçekleştirmektedir. (Masa başı işler, telekonferans görüşmeleri, yüz yüze toplantılar, öğrenme ve gelişim aktiviteleri, dinlenme ve yenilenme faaliyetleri gibi) Bugüne kadar birçok farklı ofis kullanıcısı için yaptığım araştırmalara dayanarak söyleyebilirim ki, ofislerin beklenti duyulan farklı aktivite tipleri bazında tasarlanması çalışanların performans ve verimliliğini ciddi anlamda arttırmaktadır. (farklı aktivitelere ev sahipliği yapacak farklı düzende alanların oluşturulması)

Buna bağlı olarak da bugünün en önemli sorusu; “Günlük çalışma hayatımıza ait hangi aktiviteleri evden, hangi aktiviteleri ofislerimizden en verimli şekilde yapabiliriz?” olarak ortaya çıkıyor.

Bu sorunun cevabı farklı yaş grupları, farklı iş kolları ve farklı tecrübe seviyelerine göre değişkenlik göstermektedir. Bu nedenle doğru aktivitelerin yukarıdaki gruplar özelinde analiz edilebilmesi için ofis ve ev deneyimlerimizi analiz etmemiz ve paralel olarak verimliliklerini ölçmemiz gerekmektedir. Bu analizler minimum olarak aşağıdaki konuları içermelidir;

• Kişisel konsantrasyon gerektiren aktiviteler hangileridir ve bu aktivitelerin evden ve ofisten yapılmasında nasıl bir verimlilik ortaya çıkmaktadır?
• Hangi tip ekip çalışmaları yapılıyor ve zaman yönetimi ile toplantıyı doğru sonuçlandırma hangi ekip aktiviteleri bazında evden verimli, hangi ekip aktiviteleri bazında ofisten verimli ?
• Gün içerisinde yaptığımız bir çok farklı toplantı tipinin (bire bir motivasyon, iş geliştirme, proje geliştirme, yeni çalışan mülakatı, grup / iş kolu toplantıları gibi) hangileri dijital ortamdan hangileri fiziksel alanlarda yapıldığında daha verimli olabilir?
• Doğru bir ekibin temelinde yatan kaynaşma duygusu ve buna bağlı olarak ortaya çıkan ilişki yönetimi hangi tip toplantılar bazında daha verimli ? (dijital ya da fiziksel)
• Hepimizin ihtiyaç duyduğu yeterli dinlenecek zamanın ve alanın bulunması, hangi yaş ve tecrübe gruplarının alt kırılımında evden daha verimli?
• Herkesin ihtiyaç duyduğu sürekli öğrenme ve gelişimin hangi parçaları evden, hangi parçaları ofisten daha verimli oluyor ?

Yukarıdaki soruların analizlerinden çıkacak cevaplar esasında bizim yeni ofis alanımızda ihtiyacımız olacak alan tipleri ve büyüklüklerini sağlayacaktır. Örneğin 100 kişilik bir ekipte yapılan çalışmaların yüzde 50’si konsantrasyon gerektiren çalışmalarsa ve çalışanlarımızın bu işleri evden yaparken verdikileri verimlilik skorları yüksekse, neden ofisimizde 100 adet masa kullanmalıyız? Belki de buradan kazanacağımız 50 masalık alana eksik olduğumuz bir sosyalleşme ya da bire bir toplantı, görüşme alanlarını koyamaz mıyız? Ya da bu alanı fazladan kullanarak şirketimizin finansal verimliliğini neden etkilemeliyiz?

Yukarıdaki analizlereden varabileceğimiz bir diğer sonuç ise ofis içindeki farklı yaş gruplarımızın bu uzaktan çalışma sürecine ne kadar adapte olabileceği ve bunun orta ve uzun vadede etkileri olacaktır. Çalışmalarımız sonunda genel anlamda aşağıdaki gibi şekillenecek farklı insan karakteristiklerine bakarak insan kaynakları planlamamız ile gayrimenkul planlamamızı birleştirmeli ve bunu şirket vizyonu ile bütünleştirmeliyiz.

1. Süper Ev Adaptasyonu: 3-5 Gün arası evden verimli çalışma
2. Dengeli Ev Adaptasyonu: 2-3 Gün arası evden verimli çalışma
3. Ofis İnsanı: 0-1 Gün arası evden verimli çalışma

4.Sosyalleşememe Hissi

İnsanlar sosyal varlıklardır ve her zaman sosyalleşmeye ihtiyaç duymaktadırlar. Küreselleşen dünyada yoğunlaşan iş süreçleri ve saatleri ile birlikte uzun yıllardır ofislerimiz hepimiz için çalışma alanına ek olarak sosyalleşme alanı olarak da hizmet vermektedir.

Bizler bu süreçleri doğru analiz etmeden çalışanlarımızın ellerinden ofislerini alırsak, bir anlamda onların gün içindeki sosyalleşmelerini de engellemiş olacağız. Bu nedenle farklı çalışan gruplarımızın ofisi sosyalleşme amacıyla ne kadar kullandıklarını analiz ederek, belki evden verimli çalışma yapabileceğimiz ve bu nedenle artık ofiste ihtiyaç duymayacağımız alanları ofisimizde sosyalleşme alanlarına çevirerek çalışanlarımızın bazı aktivitelerini bu sosyalleşme alanlarında yapmalarını sağlayabiliriz. Örneğin bir kafe alanı gibi düzenlenmiş yarı resmi çalışma alanında hem kahvemizi içip hem de tam konsantrasyon gerektirmeyen işlerimizi yapabiliriz.

Buna ek olarak masa gibi statik ve ciddi anlamda yer kaplayan alanların kaldırılıp bu tip sosyal alanların tasarlanması, elimizdeki metrekare’nin de verimli kullanılmasını sağlayacaktır.

Sonuç olarak  COVID-19 kısıtlamaları gevşetilse bile, esneklik ve herhangi bir yerden çalışma tercihi hem hızlandığını hem de kalıcı olduğunu göstermektedir. Bunun belirgin bir şekilde iki nedeni bulunmaktadır. İlk olarak, yukarıda bahsettiğim kapsamlı anket çalışmasına göre katılımcıların yüzde 73’ü şirketlerin esnek çalışma koşullarını benimsemesi gerektiğini düşünmektedir. İkincisi ise; sosyal mesafenin, ofis doluluğunu güvenli bir seviyede tutmak ve toplu taşıma araçlarındaki kalabalığı azaltmayı sağlamak adına evden çalışma sonrası ofise geri dönüş yaklaşımlarının kademeli olarak uygulanması anlamına gelmesidir. Bu durumun olumlu tarafı, şirketlerin olağanüstü bir fırsatla karşı karşıya olmalarıdır. Veri odaklı, kanıta dayalı bir yaklaşım benimseyerek, başarıyı artırmak ve zorlukları yönetmek için ofisten ve uzaktan çalışmanın birleşimini destekleyen yenilikçi stratejiler geliştirebilme imkanları bulunmaktadır.

Bundan sonraki süreçte şirketler esnek çalışmayı sağlama yönünde herhangi bir değişiklik yapmazlarsa, sosyal mesafe önlemleri ve yeni iş birliği ortamları sonucunda kullandıkları alanda yüzde 15-20 artış görüleceğini beklemelidirler. Ancak bu durum, esnek çalışma uygulamalarının arttırılması ile kolayca dengelenecektir. Esnek çalışmalarını artıracaklarını belirten katılımcıların yüzde 50’si bunu uyguladıkları takdirde, kullanılan alanda net bir değişiklik olmayacaktır. Gelecekte gördüğümüz, mevcut evden çalışma deneyiminden elde edilen temel çıkarımın, kuruluşların uzaktan çalışmayı daha da benimseyecek olmasıdır. Bunu yaparken, çalışma alanının artık tek bir konumdan değil, kolaylığı, işlevselliği ve sağlığı destekleyecek çeşitli konum ve deneyimlere sahip bir ekosistem olduğunu kabul etmek zorunlu bir hale gelmiştir.

Ancak bu şekilde çalışma şeklimizi yeniden tasarlayabilir; konum, zaman ve teknolojiyi güçlendirerek insanları, yeri ve iş performansını geliştirmek adına kullanabiliriz.

Murat Can Elmalı
Partner, Head of Project & Development Services