Ofislerde Değişim Süreci Yönetimi

Değişim, insanlar için adapte olunabilecek bir kavram olduğu kadar kimi zaman direnç geliştirilen bir konu da olabiliyor. Özellikle ofisler ile ilgili değişimlerin yani taşınma veya renovasyon projelerinin uygulandığı süreçlerde, çalışanlar tarafından değişime direnç geliştirilmesinin çok yaygın bir durum olduğunu gözlemliyoruz. Öyle ki Harvard Business Review’ın bir araştırmasına göre iş yerleri ile ilgili değişimlerin yaklaşık yüzde 66’sı hedeflenen sonuçlara ulaşılamayan girişimler olarak kalıyor. Tam da bu nedenle, ofislerin taşınma veya renovasyon süreçlerinin yönetiminin ayrı bir proje gibi  hassasiyetle ele alınması gerekiyor. Ofislerde bu tip değişimlerin çalışanlara nasıl aktarıldığı kadar; girilen bu sürecin nedenlerinin, hedeflerinin hatta zamanlamasının doğru şekilde açıklanıyor olması sürecin başarısı için kritik önem taşıyor. Bu süreçte çalışanlarla kurulacak iletişim aslında o kadar hassas bir duruma işaret ediyor ki; değişim yönetimi (change management) olarak tanımlayabileyeceğimiz  stratejik danışmanlık, firmaların gitgide aradığı bir danışmanlık tipi haline geliyor.

Öncelikle değişim yönetimine neden ihtiyaç duyulduğunu ve ne hedeflendiğini, doğru tanımlamak gerekiyor. Ofislerde yapılan ölçeği ne olursa olsun tüm renovasyon/taşınma projelerinde, çalışanlara bu değişimden tam olarak ne beklemeleri gerektiğini doğru aktarmak atlanan veya zayıf kalan bir adım olabiliyor. Eğer bu konu proje ekibi ve çalışanlar arasında netleştirilememişse genel bir karışıklık, kaybolma, hatta öfke hislerinin olduğu bir ortamın oluşması oldukça doğaldır. Değişimden ne bekleyeceğini bilmeyen çalışanlar için her proje ciddi bir stres unsuru haline gelebilir. Bunun önüne geçilebilmesi için değişim yönetimi metotları uygulanmalıdır. Bu metotlar stresi uzaklaştıracağı gibi ek olarak, değişim süreciyle ilgili heyecan ve istek yaratılmasını da sağlayacaktır. Çalışanların gözünden,ofisin zamanlarının ciddi bir bölümünü geçirdikleri önemli bir yer olduğunu düşünürsek, deneyimlerini ve fikirlerini dinliyor olmak verilen kararlarla ilgili “dışlanma” hissini ortadan kaldıracaktır. Bu amaçla süreçte rol alacak kişiler içinde, profesyonel danışmanlar ve firmanın yöneticilerinin yanı sıra firma demografisini yansıtan bir ekip de olmalıdır.

Değişim yönetimi ile ilgili belki de en bilindik ve uygulanan model “ADKAR”. Bu model öncelikle yapılan değişikliğe neden ihtiyaç duyulduğu konusunun çalışanlar ve yöneticiler tarafından  anlaşılması gerektiğini söylüyor. Değişiklik olarak tanımlanan durum; taşınma, tamamen bir yenilenme veya ofisin küçük bir alanının tadilat projesi olabilir. Küçük ölçekli ofislerde, proje ekibi dışında neden bir değişim ihtiyacı olduğu konusunda bir ortak paydada buluşulması belki de daha kolay olacaktır. Ancak özellikle büyük ölçekteki ofislerde hangi ihtiyaçlardan dolayı değişime gidildiğinin çalışanlara aktarılması önemli bir konu haline gelecektir. Bu aşamada maalesef sadece karşılıklı güven yeterli olamayabiliyor. Bu durumda taşınmanın, tasarım değişikliğinin veya tamamen yeni bir ofis yerleşiminin sebeplerinin kanıtlanabilir verilerle açıklanıyor olması gerekebilir. Bu veri, mevcut ofiste yapılacak alan kullanımıyla ilgili ölçüm çalışmaları olabileceği gibi dünyadaki yeni uygulamalar ve bunların başarısıyla ilgili bilgilendirme de olabilir. Ayrıca bu noktada mutlaka altını çizmeliyiz ki, ofisin hayat tarzında değişiklikler yaratan bu tip projelerde konu aslında eski çalışma alışkanlıklarının değiştirilmesinden ibaret olabiliyor. Eski alışkanlıklara dönük bir değerlendirme ve esnek bir yaklaşımla daha verimli ve tatmin edici bir çalışma ortamına sahip olmak oldukça kolay hale geliyor.

Değişim ihtiyacı başarılı bir şekilde aktarıldığında, çalışanlar arasında hedeflenen konularla ilgili heyecan yaratılabilmelidir. Örneğin, çalışanlara tüm günlerini geçirdikleri ofisteki zamanlarının kalitesinin arttırılmasının hedeflendiğinin anlatılması değişimin nedeni ve amacına yönelik bir tanımlama olabilir. Daha geniş bir açık ofis alanı, daha büyük ve ilgi çekici tasarlanmış bir breakout alanı, etkileyici bir resepsiyon alanı veya hem tasarım hem teknoloji anlamında gelişmiş toplantı odaları çalışanlarda heyecan yaratacak yenilikler olabilir. Diğer bir örnek; mevcut düzende yapılacak çalışma masası boyutunun küçültülmesi, kapalı ofislerin kaldırılması gibi değişikliklerle daha çok sayıda toplantı odasına veya daha büyük alternatif alanlara sahip olunmasından bahsedilebilir. Ek olarak hedefe yönelik bu değişim sürecinde gerek projeyi içeride yürütecek kişilerin gerekse destek sağlayacak çözüm ortaklarının (danışmanlar, mimarlar, uygulamacılar) profesyonel bilgi bütünü ve beceriye sahip olduğunun altının çizilmesi ise sürece yönelik inanç ve heyecanı güçlendiriyor olacaktır.

Tüm bu adımlar izlendikten ve proje hayata geçirildikten sonra değişim yönetiminin belki de en önemli adımına sıra gelmektedir: değişimi sürdürmek. Ofislerdeki hayat tarzına dokunuşları olan veya tamamen değiştiren projelerde bu adım kritik önem taşıyor. Tasarım, inşaat ve taşınma adımlarında çalışanlara yapılan tüm bilgilendirmenin, “gelip geçici” bir proje algısında kalmaması için yeniliklerin uygulanmasının devam ettirilmesi gerekiyor. Örneğin, ofisteki bazı ihtiyaçların karşılanması için tanımlanan yeni yöntemler veya alanlar varsa bunların çalışanlar tarafından hayata geçirilmesi için ilk aşamada teşvik edilmesi gerekebilir. Telekonferanslar için tasarlanan sessiz odalar varsa telekonferansların açık ofis yerine bu odalarda yapılması, küçük anlık görüşmeler/toplantılar için tanımlanan alanların kullanılması veya en basiti “clean desk” kullanımına geçildiyse çalışanların dolap (locker) kullanımları için yönlendirmelere ihtiyaç duyulabilir. Tabi bu yönlendirmelerin çalışanlar tarafından dikkate alınıyor olması da bizi yine ilk adıma götürüyor, değişim ihtiyacına yönelik oluşturulacak farkındalık… Diğer bir deyişle tüm bunların neden yapıldığının ve ihtiyaç duyulduğunun çalışanlar tarafından anlaşılıyor olması…

Kıvılcım Dişli

Specialist, Project & Development Services