Bugünün Ve Geleceğin Ofisleri

Son 18 aylık zaman dilimi içerisinde yaklaşık olarak 20,000 m²’lik hacimde proje tamamlayıp, bu kapsamda 16 farklı kullanıcı ile çalışma fırsatı yakalamanın ardından,  ayrıca yine bu süreçte birçok seminer ve eğitime katılarak sektördeki değişimleri gözlemleme imkanı bulduktan sonra kendi adıma şöyle bir çıkarım yapabilirim: “Geleceğin ofisleri çok yakınımızda, yalnızca doğru bir planlama ve yönetim süreci ile ofislerin bugünü ve geleceğini planlamak mümkün”

Aslında ofislerin bugünü ve geleceği konusunun kullanıcılar için ne kadar önem taşıdığını ve merak konusu olduğunu anlayabilmek için “The future of offices” (Geleceğin ofisleri) kelimeleriyle Google araması yaptığımızda yaklaşık 580.000.000 sonuç bulabiliyoruz.

Bu merak ve ilginin sebebini çok basit bir şekilde özetleyebiliriz: Artık ekonomik döngünün çok hızlı olduğu bir dünyada çalışıyoruz, iş süreçlerimiz, birbirimize ve müşteriye ulaşma sürelerimiz saniyelerin altına düşmüş durumda. Bu döngü ve hıza ayak uydurabilmek adına kullanıcılar, şirketler, yatırımcılar aynı sorunun cevabını aramakta: “Bugünün ve geleceğin ofisleri nasıl olmalı?”

Bu konuya insan davranışı perspektifinde bir inceleme yaptığımızda;

• Baby Boomer dediğimiz 1946-1964 yılları arasında doğmuş olan nesil üzerinde Birleşik Devletler İş Bakanlığı’nın yaptığı çalışmaya göre, bu kişiler çalışma hayatlarında ortalama 11,7 defa iş değiştirdiği bilgisine ulaşıyoruz. Bu da ortalamada her iki yılda yeni bir iş anlamına geliyor.
• Teknoloji ve otomasyon her yıl çok daha ileri gidiyor. Financial Times’ın Haziran 2016 tarihli haberine göre Çin Halk Cumhuriyeti bu yıl içerisinde 160.000 robotu iş hayatına sokmayı planlıyor. Bu haber haricinde sıkça sürücüsüz araçların devreye çok yakında alınacağı gibi haberler de gündemde yer alıyor.
• Deloitte tarafından hazırlanan Global Human Capital Trends 2016 araştırmasına göre CFO ve CHRO’ların %92’si bütün organizasyon şemalarının ve çalışma şekillerinin tamamen değişmesi gerektiğini düşünüyor.

Yukarıdaki etmenleri göz önünde bulundurduğumuzda, artık insan odaklı iş gücünün firmalar için çok verimli ya da devamlı olmadığını görüyoruz. Bununla beraber, firmaların artık yatırımlarını maksimum verimle minimum maliyeti getirecek şekilde planlaması, ofislerin, şirketlerin ve çalışanların devamlılıklarını sağlayabilmek adına değişmesini zorunlu bir hale getiriyor. Bu değişim doğru yönetildiği takdirde, fikir ne kadar büyük görünse de kabullenmesi ve ayak uydurması günümüz çalışanları için çok zor değil.

Yukarıda bahsettiğim firma taleplerinin, günümüz ofislerine yansıması açık ve esnek ofisler oluyor ve genellikle şu şekilde planlanıyor;

• Artık birçok ofiste yöneticiler de olmak üzere sadece bir çalışana ait masa anlayışı terk ediliyor. Ofislerin belli noktalarında yapılan dolap alanlarına çalışanlar özel eşyalarını bırakıp her gün farklı bir masada çalışabiliyor ve b u çalışma tipi, ofis içerisindeki insanların birbiri ile daha efektif iletişim kurmasını sağlarken, ofis dışında çalışanların da o gün için masalarının boş yere alan kaplamasına engel oluyor. (Hotdesking)
• Yatay ve düşeyde mobilize olabilen masalar ile donatılmış esnek ofis sistemleri, günümüzde operasyonel ve organizasyonel olarak sıkça farklılaşan firmaların gayrimenkul ve inşaat yatırım maliyetlerini azaltırken, zamansal olarak verimliliğini de arttırıyor. (Agile working)
• Günümüz açık ofislerinin taşınabilir bilgisayarlar, taşınabilir IP tabanlı sabit telefonlar, video ve telekonferans sistemleri gibi zengin altyapılar ile donatılmasıyla, her çalışan ofisin her noktasında dünyanın diğer ucuna rahatlıkla erişebiliyor ve toplantılarını bulundukları ortamdan gerçekleştirebiliyor.
• Ofislerde konumlandırılan çok amaçlı ve esnek toplantı odası formatları ile 6 kişilik birkaç toplantı odası bir anda 40-50 kişilik bir konferans alanına dönüşebiliyor ve sonrasında farklı düzenlerde kullanılabiliyor.
• Tüm dünyada yaygınlaşan “Yeni nesil sanal ofis sistemleri” konseptiyle birçok firma, üyelik sistemi ile ofis hizmeti veriyor ve çoğu zaman mobil çalışan kullanıcı ve firmalar bu üyelik sistemi ile dünyanın birçok noktasında ofis hizmeti alabiliyor.(CoWorking)

Yukarıda bahsettiğimiz değişen ve gelişen ofis sistemlerinin insan sağlığı ve performansı üzerindeki pozitif etkilerini ise şu şeklide sıralayabiliriz:

• Çalışan sağlığını arttırabilmek için odaların kaldırılmasıyla ofisin en uç noktasına kadar gün ışığı ulaşabiliyor.
• Artan mekân hacmi sayesinde ofislere daha fazla taze hava verilmesiyle, çalışanların baş ağrısı, sıkıntı gibi sorunlarının çözülerek, performansları artıyor.
• Açık ofis alanlarındaki geniş hacim imkânları nedeniyle daha doğru yapılabilen homojen aydınlatma sistemleri ile yine çalışan performansı arttırılıyor ve ofis giderleri azalıyor.
• Azalan bölme/oda sayısı ile birlikte mekanik sistemler hafifliyor, dolayısıyla ofis yatırım maliyetleri %25-30 oranında azalıyor.
• Yine azalan bölme ve oda sayıları nedeniyle ofisler daha verimli hale gelerek, net alan üzerinden minimum %25 oranında tasarruf ediyor.
• Yapı fiziği noktasında yapılan laboratuvar çalışmaları ve gelişen akustik malzemelerle birlikte ofislerin içerisindeki ses seviyeler, %35-40 civarında sönümlenebiliyor.
• Ofislerdeki yüksek ses seviyesi, kişisel yoğunlaşma odaları ve telefon kulübeleri ile büyük oranda düşürülürken, sesli konuşacakların ya da sessiz ortamda çalışmak isteyenlerin, bu küçük odaları kullanması teşvik edilerek, ses ile ilgili olumsuz gri bildirimler azalıyor.

Yukarıdaki bulguları bir araya getirdiğimizde, ofislerin değişim ve dönüşüm süreçleri, firmalara %20-25 arasında işletme gideri ve kira bedeli düşüşü sağlarken, çalışanları sağlık ve refah sevilerini arttırarak minimum %20 oranında performans artışı sağlıyor.

Bahsedilen avantajları da göz önünde bulundurduğumuzda, günümüzün rekabetçi ve değişken iş ortamında ancak bu değişime ayak uydurabilen firmalar ayakta kalabilecek ve büyüyebilecek, Ünlü Amerikalı İş Adamı, Yazar Jack Welch’in dediği gibi: “ Zorunda kalmadan değiş”. “Change before you have to”…

Murat Can Elmalı

Proje Yönetimi Bölümü Yöneticisi