Toplantıyı Yeniden Düşünmek

Ajandanıza baktığınızda bu hafta için kaç toplantınız olduğunu görüyorsunuz? Bunlardan kaçı fiziksel olarak aynı odada olmanızı gerektirirken, kaçı internet üzerinden çevrimiçi katılabileceğiniz toplantılar? Her iki durum için değişmeyen en önemli şey, zamanınızın önemli bir kısmını ‘toplantıda harcıyor’ olmanız! Peki bu sürede aslında neler oluyor?

Amerika’da yapılan bir araştırmaya göre, çok uluslu şirketlerde sadece Amerika özelinde günde 36 ile 56 milyon arası toplantı yapıldığı tahmin ediliyor. Avustralyalı yazılım devi Atlassian tarafından ortaya konan veriye göre; çalışanların aylık ortalama toplantı sayısının 62 olduğu saptanmış. Örneklem grubu içinde yer alan çalışanların anket yanıtlarına göre ise, toplantıya harcanan zamanın yüzde 50’sinin verimsiz ya da zaman kaybı olarak değerlendirildiği kaydedilmiş. Buna göre, basit bir hesaplamayla görüyoruz ki, her ay 30 saat verimsiz toplantılarla geçiyor…

Verimsiz toplantı problemini nasıl çözeceğiz?

Dünya genelinde verimsiz toplantıların önüne geçmek için uygulanan ve bilinirlik kazanmış bazı yaratıcı yöntemler de mevcut. Facebook kurucularının geliştirdiği, iş takibini kolaylaştırma hedefli uygulama Asana’nın, kendi ofislerinde uyguladığı “Toplantısız Çarşamba” bunlardan biri… ‘Toplantısız X’ olarak adı istenen şekilde değiştirilebilir. Buradaki temel mantık, haftanın o gününe toplantı koymamak ve istediğiniz gibi çalışmanızı programlayacağınız bir gün yaratmak. Southwestern Danışmanlık firmasında uygulanan diğer bir yaklaşım ise, ‘Çılgın Toplantı Günü’ ilan edilen bir gün belirlemek ve sadece o gün tüm iç toplantıları yapmak. Böylece haftanın kalanını, ani bir toplantı talebi gelmeden işlerinize göre programlamak size kalıyor.

Toplantıları sadece bir güne sıkıştırmak ya da bir güne hiç toplantı koymamak özellikle müşterilerle olan toplantılar için taviz verilmeye açık bir durum gibi görünüyor. O halde verimliliği sağlamak için toplantı süresinin nasıl kullanıldığını yönetmeye çalışmak başka bir çözüm olabilir. Eski Microsoft Ürün Mühendisi Nicole Steinbook, Ignite için yaptığı bir konuşmada ideal toplantı süresinin 45 dakika ya da 1 saat değil, 22 dakika olduğunu ifade etmişti. Steinbook bu iddiasıyla; 1 saat içinde rahatlıkla 2 toplantı yapılabileceği ve sarkmalar için de pay bırakıldığından toplantı kavramını zaman adına dipsiz bir kuyu olmaktan çıkarıyor. Verimli bir toplantı yapmak ve 22 dakikada konuyu toparlayabilmek için bütün katılımcıların hazırlıklı gelmesi şart elbette.

Toplantı süresinin uzamasını engellemek için bazı firmalarda uygulanan diğer bir yöntem ise ayakta toplantı yapmak. Özellikle geç nüfuslu ve yenilikleri takip eden firmalarda kurum kültürü izin verdiği için ayakta yapılan toplantılar, oturulanlardan sayıca daha fazla. Tahmin edileceği üzere startup’lar bu durumun en net örneği. Kısıtlı bir ekip ve kaynakla maksimum iş üretmek gayretiyle çalışan Startup’lar, verimliliği artırmak adına geleneksellikten uzaklaşmaya oldukça eğilimli oluyorlar. ‘Daily Start-ups’ adı verilen bu toplantılar maksimum 10 dakika sürüyor ve herkese konuşma zorunluluğu konuyor. Araştırmacılar Andrew P. Knight ve Markus Baer’in yaptığı çalışmaya göre ayakta yapılan toplantılar, pratik düşünme ve sonuç odaklılık için oturarak yapılan toplantılardan daha verimli. Oppezzo & Schwartz’ın, “Deneysel Psikoloji Günlüğü (the Journal of Experimental Psychology)” için birkaç yıl önce hazırladığı çalışmaya göre özellikle 2-4 kişinin katılımıyla gerçekleşen toplantılarda, yürürken konuşulması ve bunun kısa bir toplantı halini alması zaman kullanımı adına oldukça faydalı olabiliyor. Bazı firmalar çalıştığı ofisin fiziksel koşullarına bağlı olarak, ‘yürüyüş’ planlayarak toplantı yapıyorlar.

Bu radikal toplantı metotlarının yanında Facebook ve Google gibi firmaların kişi sayısı anlamında oldukça büyük olmasına rağmen hala, tüm çalışanların ve yöneticilerin katıldığı ekip toplantılarını (all-hands meetings) yılda birkaç kere yaptığını eklemekte fayda var. All-hands toplantılarında en üst yönetici grubu, firma özelinde önemli olaylar ve hedeflerle ilgili çalışanlara bilgilendirme yapıyor. Tüm çalışanlara aynı anda ulaşılabilen ve kolektif bir atmosfer yaratılabilen bu toplantılar kurum kültürü ve ekip bilinci adına oldukça önemli görülüyor. Hatta bu durumun çalışanlar arasında firmaya olan güven ve şeffaflık hissini güçlendirdiği düşünülüyor.

İster 22 dakika, ister 1 saat sürüyor olsun değişmeyen tek gerçek tüm katılımcıların dikkatlerini verdiği sürece toplantıdan aldığı verimdir. Maya Bernstein ve Rae Ringel’ın Harvard Busniess Review’da yer alan “Plan A Better Meeting with Design Thinking” makalesinde; örneklem grubunun yüzde 90’ı toplantı süresince kafasının başka bir yerde olduğunu kabul ettiğini ve yüzde 73’ünün de toplantıda başka bir işle meşgul olduğunu söylediğini kaydetmiş. Teknolojinin her an yanımızda telefonlar, laptoplar ve tabletler olarak bulunması toplantıda odaklanamama problemini artırıyor. İlgili sürede hem toplantıyı dinleyip hem bilgisayarınızda işlerinizi yapabildiğinizi öne sürebilirsiniz, ancak insan beyninin çalışma şekli düşünülürse iki işten birinin verimi oldukça düşecek demektir. Teknolojik aletleri toplantı odasının dışında bırakmayı kural haline getirmek ise bunun için bir çözüm olabilir.

Verimsiz toplantı problemini çözmek için yaklaşımlar oldukça çeşitli ve yenileri ise her geçen gün çıkmaya devam ediyor. Verimsiz toplantıları tamamen ortadan kaldırmak mümkün olmayabilir, ancak sayılarını azaltmak çalışanların mutluğu için oldukça önemli bir etken. Toplantı yapma şeklini yeniden ele almak ve değiştirmek, özellikle iç toplantılara oldukça zaman harcayan kurumlar için verimliliği artırmak adına önemli bir yöntem olabilir. Toplantı sayısını ve süresini optimize etmek, ofislerde alıştığımız müsait toplantı odası bulamama problemini de ortadan kaldıracaktır. Yeni toplantı kültürünün oturtulmasıyla, toplantı odası sayısını azaltarak alan tasarrufu sağlamak da mümkün olacaktır. Günümüzde hemen her ofiste gördüğümüz kocaman toplantı odaları yerine, ayakta ve kısa süreli toplantı gibi alternatif ve daha küçük alan gerektiren toplantı şekillerini destekleyen ofis tasarımlarıyla hem alan tasarrufu, hem de çalışan memnuniyeti arttırılabilir.

Kıvılcım Dişli
Consultant
Project & Development Services