Ofislerde Dijitalleşme

Gittikçe yaygınlaşan mobil cihazlar ve bağlantı teknolojileri birkaç yıl içinde neredeyse her insanın birden fazla cihazla internete bağlanacağını gösteriyor. Yapılan araştırmalar 2020 yılında yaklaşık 20.8 milyar cihazın küresel ağa dahil olacağını, çeşitli haberleşme protokolleri sayesinde birbirleri ile haberleşen ve birbirine bağlanarak ve bilgi paylaşarak akıllı bir ağ oluşturmuş cihazlar sistemi “İnternetin nesneleri” (internet of things IoT) ile birlikte  trilyonlarca akıllı cihazın dünya üzerinde dolaşımda olacağını gösteriyor. Dünyanın bu kadar hızlı dijitalleşmesine paralel olarak gün içerisinde uzun saatler  geçirdiğimiz ofislerin işlevselliklerinin de bu süreçten önemli anlamda etkilenmesi beklemektedir.

Peki bu dönüşüm sürecini, ofis kullanıcılarının ve şirketlerin iş süreçlerini en verimli hale getirecek şekilde nasıl kullanabiliriz? Yeni nesil ofislerde dijitalleşme anlamında göze çarpan dört ana uygulamadan bahsederek bu soruya yanıt verebiliriz.

Etkin alan kullanımı

Tüm dünyada teknolojinin getirdiği kolaylıklar ve yenilikler,  iş yapış şekillerimizi de değiştirmeye başladı.  Artık çalışanlar yalnızca ofis ortamında değil mobil cihazları sayesinde günün her saati, herhangi bir noktadan iş süreçlerini yürütebiliyor. Buradan yola çıkarak yapılan birçok araştırma artık ofislerdeki  bazı çalışma masaları ve  toplantı alanlarının çalışanlar tarafından %100 olarak kullanılmadığını gösteriyor. Bu da ofis alanlarında kurulabilen varlık sensörleri ile masaların ve toplantı alanlarının kullanım sıklıklarının hesaplanmasıyla ortaya konulabiliyor. Böylece masa paylaşımı ve optimizasyonu gibi ofis tasarımında kullanılan alanı direkt etkileyecek veriler sağlanabilir. Bu verilerden yararlanılarak yapılan birçok çalışma sonucunda  ise kurumsal ofislerde %20 ila %50 arası bir verimlilik artışı ve alan optimizasyonu elde etmek mümkün olabiliyor. Alan optimizasyonundan ortaya çıkan toplam kira, bakım-onarım ve ilk yatırım maliyetlerindeki düşüşlerin şirketlerin finansal tablolarına pozitif yönde yansıdığını söylemek mümkün.

Buna ek olarak tasarım ve inşaat süreçleri sonrası masalara ve toplantı odalarına eklenebilen dijital rezervasyon sistemleri sayesinde kullanıcılar, paylaşımlı masa ve toplantı odalarını herhangi bir mobil cihaz üzerinden 7/24 rezerve edebilmektedir. Bu masalara ve toplantı odalarına adapte edilen varlık sensörleri ile masanın veya toplantı odasının rezervasyon saatinde kullanımda olup olmadığı görülebilmektedir. Böylece rezervasyon saatlerinde kullanıcı algılanmadığı takdirde ilgili alanlar rezervasyondan düşerek tekrar uygun konuma geçebilmektedir.

Tasarımın başında yapılan alan optimizasyonuna ek olarak uygulanan bu dijital öğeler sayesinde ise bütün masa ve toplantı alanlarını %100 verimle kullanmak mümkün.

Ergonomi ve Konfor

Günümüzde %20-25’lere ulaşan ofis hastalıkları, özellikle çalışma sırasındaki duruş ve oturuş pozisyonlarında yapılan hatalar sonucu ortaya çıkmaktadır. Bu anlamda dünyanın birçok ülkesinde çalışanların uzun saatler boyunca kullandıkları masa ve sandalyeler ile ilgili belirli düzenlemeler getirilmiştir. Bu düzenlemeler kapsamında çalışanların günün belirli saatlerinde ayakta çalışmaları ve kullandıkları sandalyelerin de ergonomik testlerden geçirilmiş olması şartı koşulmaktadır. Aksi takdirde kullanıcıların ilerleyen yıllarda karşılaşabilecekleri bütün ergonomik problemlerden işverenin sorumlu tutulacağı açık bir şekilde belirtilmiştir. İlgili uygulama ve yönetmeliklerin ülkemizde de yürürlüğe konulabilmesi için yoğun bir çalışma sürdürülmektedir.

Bu kapsamda, üretilen yükseklik ayarlı masa ve ergonomik sandalyeler kullanıcıların sağlıklı bir şekilde iş süreçlerini yürütebilmelerinde ve performanslarının artışında önemli rol oynamaktadır. Ergonomi ve performans konularına ek olarak, yüksekliği ayarlanabilir masalar kullanıcıların mobil cihazlarından yönetilebilmekte ve mobil cihaz bağlantısından algıladığı kullanıcının standart yükseklik ayarlarına otomatik olarak gelebilmektedir.

Başka bir deyişle, akşam saat 20.00’da bir kafede mobil cihazınız aracılığıyla ertesi gün için 13.00-15.00 arasına rezerve ettiğiniz masanız 12.59 itibariyle size özel tanımlanmış yükseklik ayarlarına otomatik olarak gelebilmektedir. Diğer bir örnek ise aynı şekilde rezerve ettiğiniz toplantı odasına gelecek misafirinizin navigasyon üzerinden direkt olarak yönlendirme alarak ilgili konuma ulaşması ve mobil cihazını QR kod ya da RFID sayesinde giriş kartı olarak kullanabilmesidir. Ayrıca toplantı odasındaki bütün cihazlar, yapılacak görüşme yapısına göre otomatik olarak ayarlanabilirken, sunum yapılacaksa projeksiyon cihazı ve perdesi, telekonferans yapılacaksa ilgili ses ve görüntü sistemleri aktive edilebilecektir. Bu teknolojik altyapılar sayesinde çalışanların minimum zaman harcayarak çalışma şekillerini yönetebilmeleri mümkün olacak.

Enerji Verimliliği ve Sürdürülebilirlik

Dünyanın birçok ülkesinde kullanılan ofis alanları ve bu alanlara adapte edilmiş ekipmanlar için belirli enerji tüketimi standartları getirilmiştir. Bu anlamda yukarıdaki bilgilere bağlı kalınarak yapılacak optimize ofis tasarımlarının toplamda daha az enerji tüketimine yardımcı olacağını hatırlatmak isteriz.  Teknoloji ile hayatımıza giren akıllı sensörler ve otomasyon sistemleri ile bütün mekanik ve elektrikli ekipmanlar ofisin içindeki kullanıcı varlığına, alan içerisindeki gün ışığına ve değişken taleplere bağlı olarak tüketim değerlerini otomatik olarak algılayarak, tüketim değerlerinin dikkate değer şekilde düşürülmesine yardımcı olmaktadır. Yapılan çalışmalara göre ilgili otomasyon sistemlerinin sağladığı maliyet düşüşleri ile yatırım maliyetlerini de 2 yıl içerisinde amorti ettikleri tespit edilmiştir.

Termal Konfor ve Aydınlatma Ergonomisi

Ofis alanlarında çalışanların ergonomik konforlarına ek olarak, aydınlatma ve termal konfor koşullarının da çalışma performansı üzerinde doğrudan etkili olduğu bilinen bir gerçek. Bu anlamda dijitalleşen ofis alanlarında kurulan akıllı sensörler sayesinde tanımlanan alan, kişinin kendi konfor seviyesindeki ısıtma-soğutma ve aydınlatma değerlerine ulaşabiliyor. Gerektiğinde bu değerler kullanıcıların mobil cihazları üzerinden ya da yine mobil kişisel asistanları üzerinden (Amazon, Alexa vb.) yönetilebilmektedir. Bu sayede kullanıcıların kendi kişisel konfor alanlarını oluşturabildiği ve çalışma performanslarının önemli oranda arttığı gözlemlenmiştir.

Yukarıdaki bilgilerden yola çıkarak önümüzdeki birkaç yıl içinde tasarlanacak ve inşa edilecek birçok ofisin dijital bir altyapıya sahip olacağını öngörebiliriz. Dijital altyapı, çalışanların sağlıklarını ciddi anlamda korurken, işveren firmaların da önemli ölçüde maddi tasarruf ve performans artışı sağlamasına neden olacaktır. Ofis projelerinde ilk yatırım maliyetindeki artış nedeniyle dijitalleşme ve optimizasyon teknolojileri genellikle ertelenmektedir.  Ancak dijitalleşme adına yapılacak yatırımların daha az ofis kullanım alanları ve  buna bağlı olarak düşüş gösterecek tüketim bedelleriyle kısa süre içerisinde kendisini amorti edebileceği unutulmamalıdır.

Murat Can Elmalı
Head of Project & Development Services